Praktyczny poradnik, dzięki któremu osoba prowadząca akta osobowe zgodnie z prawem przygotuje teczki osobowe pracowników oraz wypełni znajdujące się w nich dokumenty
Niniejsza książka to praktyczny poradnik, dzięki któremu osoby, którym powierzono prowadzenie akt osobowych pracowników, będą mogły wykonać wszystkie obowiązki pracodawcy z tym związane. Osoby te powinny mieć świadomość, że w teczkach pracowników gromadzone są dokumenty, które są dowodem na to, że pracodawca wykonał swoje obowiązki względem pracownika. Z tego właśnie powodu kontrola akt osobowych jest najczęściej pierwszym punktem wizyty Inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w zakładzie, a także pierwszym wezwaniem sądu pracy w przypadku rozpatrywania sporu z pracownikiem. Co więcej, osoba, która doprowadza do niewykonania obowiązku pracodawcy prowadzenia akt osobowych, może ponieść nie tylko odpowiedzialność służbową, ale również osobistą. Może zostać obciążona grzywną nawet do 30 tys. zł.
W książce przedstawiono kolejne kroki umożliwiające zgodne z prawem wykonanie obowiązku prowadzenia akt osobowych. W szczególności wskazano, w którym momencie akta pracownika powinny zostać utworzone, jak technicznie wygląda wzorcowa teczka akt, jak numerować dokumenty i zachować chronologię, jakich dokumentów nie można składać do akt w oryginale, w jakich warunkach akta przechowywać, jak długo należy je archiwizować, jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy przy prowadzeniu akt osobowych i jak je naprawiać. Ponadto w publikacji zawarty został szczegółowy opis dokumentów składanych w aktach, w których pojawiają się najczęściej błędy, w związku z czym podlegają one kontroli w pierwszej kolejności. W szczególności punkt po punkcie omówione zostały elementy treści świadectwa pracy, umowy o pracę, informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, porozumienia rozwiązującego umowę, wypowiedzenia umowy, oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich oraz wielu innych. Przedstawiono też wzory tych dokumentów. Całość uzupełnia opis obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych zawartych w aktach.
Walor kompleksowego opracowania tematu akt osobowych dopełnia przedstawienie w książce opisów sytuacji nietypowych w postępowaniu z teczkami pracowników, takimi jak przekazanie akt pracownika pracodawcy przejmującego część zakładu pracy, zaginięcie teczki osobowej, postępowanie w związku z likwidacją lub upadłością pracodawcy, tworzenie i odbieranie dokumentów w języku obcym, dodatkowe elementy teczek szczególnych grup pracowników, np. kierowców czy cudzoziemców.
Problematyka akt osobowych zilustrowana została życiowymi przykładami, zgłaszanymi przez pracowników działów kadr w ramach prowadzonych przez autora dyżurów telefonicznych portalu kadrowego EkspertBeck.pl. W książce uwzględniono ponadto aktualne orzecznictwo sądowe oraz stanowiska organów państwa nadzorujących przestrzeganie prawa.
Dzięki tej książce dowiesz się:
Zasady tworzenia akt osobowych reguluje Kodeks pracy i rozporządzenie wykonawcze, które narzucają sposób podziału, numeracji i chronologii akt, określają dokumenty obowiązkowo umieszczane w aktach, wskazują okres i miejsce ich przechowywania.
Dzięki publikacji dowiesz się, czy dopuszczalne jest umieszczanie w aktach osobowych pracownika:
Publikacja pozwala sprawdzić, czy przyjęte i funkcjonujące w zakładzie procedury postępowania z dokumentacją osobową nie naruszają przepisów i zasad prawa pracy. Szczególną uwagę zwrócono przy tym na aspekt ochrony danych osobowych, które zawarte są w każdym dokumencie składanym do tych akt.
Problemy, które rozwiążesz dzięki książce:
Stan prawny wydania to 1 kwietnia 2015 r. Data ta nie jest przypadkowa. W dniu tym wchodzą bowiem w życie nowe obowiązki dokumentacyjne pracodawcy dotyczące skierowania pracownika na badania profilaktyczne stanu jego zdrowia. Wzór takiego skierowania zawarty został w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 26.3.2015 r. zmieniającym rozporządzenie z 30.5.1996 r. w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych (…) (Dz.U. z 2015 r., poz. 457). Pracodawcy muszą więc zweryfikować treść stosowanego dotychczas skierowania, w czym pomocny może być druk zawarty w niniejszej książce.
W książce znajdują się przykładowo następujące wzory dokumentów: